Tips Cetak Raport

Penyusunan raport pada akhir semester menuntut ketelitian agar tidak perlu dicetak ulang. Panduan ini menyajikan langkah-langkah praktis agar proses finalisasi berjalan rapi sejak awal.

Daftar Periksa Sebelum Finalisasi

Sebelum memfinalisasi raport, pastikan hal-hal berikut telah terpenuhi:

• Seluruh nilai harian, tugas, ujian tengah semester, dan ujian akhir semester telah diinput untuk semua santri di kelas.
• Bobot nilai telah ditetapkan dengan benar (misalnya Harian 30% + Tugas 20% + UTS 20% + UAS 30% = 100%).
• Catatan sikap dan kepribadian telah diisi oleh wali kelas.
• Catatan ekstrakurikuler telah diisi, apabila institusi Anda menggunakannya.
• Catatan tahfidz telah tersinkron dari modul Tahfidz.
• Rekap kehadiran (sakit, izin, dan tanpa keterangan) telah sesuai.
• Foto santri telah diperbarui.

Memahami Status Raport

Raport melewati beberapa status yang menentukan apa yang masih dapat diubah:

• Draft — raport baru disusun dari data nilai, kehadiran, dan tahfidz. Pada status ini raport masih dapat disusun ulang (regenerasi) maupun disunting.
• Final — raport telah dikunci oleh wali kelas. Nilai tidak lagi dapat diubah melalui menu nilai harian.
• Disahkan — kepala madrasah atau mudir telah mengesahkan raport. Setelah disahkan, raport dapat dilihat oleh wali santri.
• Revisi — raport final yang dibuka kembali untuk diperbaiki. Membuka kembali raport final hanya dapat dilakukan oleh Admin Instansi atau kepala, dengan menyertakan alasan yang tercatat pada audit log.

Urutan Finalisasi yang Disarankan

1. Beberapa hari sebelum tenggat, buka pratinjau raport per kelas dan periksa beberapa santri sebagai sampel. Apabila ditemukan kejanggalan (misalnya nilai 0 tanpa keterangan atau nama yang keliru), perbaiki sejak saat ini.
2. Menjelang tenggat, sampaikan kepada para guru bahwa periode input nilai akan ditutup, sehingga seluruh nilai harus dipastikan lengkap.
3. Wali kelas mengisi catatan sikap untuk setiap santri, lalu memfinalisasi raport kelasnya.
4. Kepala madrasah atau mudir memeriksa dan mengesahkan raport.
5. Setelah pengesahan, raport dapat dicetak dan dibagikan kepada wali santri.

Tanda Tangan Digital

Raport dapat menampilkan tanda tangan wali kelas dan kepala dalam bentuk gambar. Tanda tangan ini disiapkan satu kali, kemudian otomatis muncul pada hasil cetak raport.

1. Tanda tangan kepala disiapkan melalui menu Pengaturan, pada bagian pengelolaan penanda tangan, menggunakan panel tanda tangan digital.
2. Tanda tangan wali kelas tersimpan pada profil masing-masing dan akan tertarik ke raport kelas yang bersangkutan.
3. Pada hasil cetak raport yang telah disahkan, kedua tanda tangan tersebut ditampilkan secara otomatis.

Disarankan menggambar tanda tangan menggunakan stylus atau jari pada perangkat layar sentuh agar hasilnya lebih rapi dibandingkan menggunakan tetikus.

Catatan Sikap dari Modul Pembinaan

Apabila institusi Anda menggunakan modul Pembinaan, catatan sikap pada raport dapat terisi secara otomatis sesuai mode yang dipilih pada pengaturan institusi:

• Nonaktif — data pembinaan tidak memengaruhi raport sama sekali.
• Deskriptif — sistem menyusun narasi sikap pada catatan wali kelas, selama wali kelas belum mengisinya secara manual. Isian manual tidak akan ditimpa.
• Nilai Sikap — selain narasi, sistem turut menghitung skor dan predikat sikap berdasarkan poin pembinaan.

Karena mode ini ditetapkan per institusi, perilaku integrasi dapat berbeda antarinstansi. Pastikan Anda memahami mode yang aktif sebelum finalisasi. Selengkapnya pada Poin Pembinaan dan Raport.

Format Cetak Raport

• Kertas A4 tegak (210 × 297 mm).
• Margin telah disetel secara baku dan sebaiknya tidak diubah.
• Cetak dua sisi (duplex) apabila printer Anda mendukungnya, untuk menghemat kertas.
• Hindari mode “Booklet” karena dapat membalik urutan halaman.

Apabila Terdapat Kesalahan Setelah Pengesahan

Raport yang telah final tidak dapat diubah melalui menu biasa. Untuk memperbaikinya:

1. Buka riwayat raport, lalu pilih raport yang bermasalah.
2. Pilih opsi Revisi untuk membuka kembali raport. Tindakan ini hanya dapat dilakukan oleh Admin Instansi atau kepala.
3. Sertakan alasan revisi. Alasan ini tercatat pada audit log secara permanen.
4. Perbaiki nilai, lalu finalisasi kembali.

Audit log tidak dapat dihapus. Setiap perubahan setelah finalisasi akan terlacak. Hal ini merupakan fitur yang dirancang untuk menjaga akuntabilitas, dan penting untuk kepentingan akreditasi.

Hal yang Sering Terlewat oleh Wali Kelas

• Isi catatan sikap untuk setiap santri secara spesifik, bukan disalin sama untuk seluruh santri.
• Periksa kembali data kehadiran untuk memastikan tidak ada kekeliruan rekap.
• Catat prestasi santri (misalnya juara lomba atau capaian hafalan) beserta konteksnya.

Mencetak Raport

Raport dicetak per santri dari halaman raport. Setelah raport disahkan, buka raport santri yang bersangkutan, lalu cetak melalui halaman cetak. Pastikan pengaturan printer telah sesuai dengan ketentuan format di atas sebelum mencetak.

Apabila Anda membutuhkan bantuan teknis selama proses ini, tim dukungan Pesantren OS siap membantu.