Modul Surat — Sepuluh Jenis Surat Resmi Siap Pakai

Modul Surat membantu lembaga Anda menerbitkan surat resmi secara cepat, rapi, dan terdokumentasi. Anda cukup memilih jenis surat dan santri yang dituju; sistem mengisi isi surat, identitas santri, hingga nomor surat secara otomatis. Seluruh surat tersimpan dalam satu arsip digital yang dapat ditelusuri kembali kapan pun.

Sepuluh Jenis Surat Bawaan

Setiap jenis surat telah dilengkapi template isi yang sesuai konteksnya:

1. Surat Keterangan Aktif — menerangkan bahwa santri terdaftar dan aktif pada tahun ajaran berjalan.
2. Surat Keterangan Lulus — bukti kelulusan sementara menunggu ijazah resmi diterbitkan.
3. Surat Mutasi Keluar — menerangkan santri mengajukan mutasi keluar dari lembaga.
4. Surat Cuti Sementara — izin cuti dengan status keaktifan santri tetap dipertahankan.
5. Surat Bebas Tunggakan — keterangan bahwa kewajiban administrasi keuangan telah lunas.
6. Surat Izin Keluar — izin meninggalkan lingkungan lembaga pada rentang waktu tertentu.
7. Surat Izin Sakit — keterangan berhalangan hadir karena sakit.
8. Surat Keterangan Hafalan — menerangkan capaian hafalan Al-Qur’an santri.
9. Surat Dispensasi — keringanan untuk keperluan tertentu sesuai rentang waktu.
10. Surat Lainnya — untuk kebutuhan di luar sembilan jenis di atas.

Alur Singkat Membuat Surat

1. Buka menu Surat, lalu pilih Buat Surat Baru.
2. Pilih santri yang dituju. Sistem otomatis mengambil nama, NIS, kelas, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, alamat, serta nama wali dari basis data.
3. Pilih jenis surat. Judul dan isi surat langsung terisi dari template, lengkap dengan data santri yang telah disisipkan. Anda dapat menyuntingnya bila perlu.
4. Tentukan jabatan dan nama penanda tangan, lalu simpan sebagai draf.

Penjelasan langkah demi langkah, termasuk penyesuaian template, tersedia pada halaman Membuat Surat & Menyesuaikan Template.

Alur Persetujuan Berjenjang

Setiap surat melewati alur status yang jelas sebelum resmi diterbitkan:

Status	Arti
Draf	Surat baru dibuat, belum diajukan dan belum bernomor.
Menunggu Persetujuan	Surat diajukan dan menanti persetujuan pejabat berwenang.
Disetujui	Surat telah disetujui dan siap diterbitkan.
Ditolak	Surat ditolak; dapat diperbaiki lalu diajukan kembali.
Diterbitkan	Surat resmi terbit, lengkap dengan nomor surat, dan siap dicetak.

Kewenangan persetujuan dapat dipisahkan menurut jenis surat. Sebagai contoh, surat izin dapat disetujui oleh pengasuh asrama, sementara surat mutasi dan kelulusan disetujui oleh pimpinan lembaga. Pengaturan kewenangan ini mengikuti peran dan izin pengguna pada lembaga Anda.

Nomor Surat Otomatis

Nomor surat diberikan secara otomatis pada saat surat diterbitkan, bukan saat draf dibuat. Setiap jenis surat memiliki penghitung nomor tersendiri sehingga nomor antar-jenis tidak saling bercampur. Format default sebagian besar jenis mengikuti pola berikut:

SK/2026/06/0001
   │    │  │   │
   │    │  │   └── Nomor urut
   │    │  └────── Bulan
   │    └────────── Tahun
   └─────────────── Kode jenis surat (SK = Surat Keterangan Aktif)

Format ini dapat disesuaikan per jenis surat. Lihat Penomoran Invoice & Surat.

Cetak A4 dan Arsip Digital

Surat yang telah diterbitkan dapat dicetak pada kertas A4. Beberapa hal yang dapat membantu:

• Kertas berkop. Bila lembaga menggunakan kertas berkop tercetak, sesuaikan margin agar isi surat tidak menimpa area kop.
• Tanda tangan basah. Bila diperlukan tanda tangan dan stempel basah, cetak surat lalu tanda tangani secara manual.
• Arsip digital. Seluruh surat tersimpan permanen di sistem dan dicadangkan secara berkala, sehingga mudah ditelusuri untuk kebutuhan arsip maupun audit.