Modul Kepegawaian — Gambaran Umum

Modul Kepegawaian membantu lembaga mendokumentasikan data pegawai — ustadz, ustadzah, staf tata usaha, dapur, hingga keamanan — secara rapi dan terpusat, menggantikan berkas yang sebelumnya tersebar di banyak lembar terpisah.

Yang Dapat Anda Kelola

• Data pegawai lengkap: identitas, kontak, NIK, NPWP, rekening, BPJS, dan kontrak.
• Kontrak kerja dengan masa berlaku beserta pengingat menjelang berakhir.
• Komponen gaji: pendapatan (gaji pokok, tunjangan) dan potongan.
• Slip gaji bulanan yang dihitung otomatis dari komponen gaji setiap pegawai.
• Kartu pegawai ukuran CR80 yang siap dicetak.
• Integrasi ke modul Keuangan: slip gaji berstatus Terbayar otomatis tercatat sebagai pengeluaran kategori Gaji.

Data Kepegawaian yang Disimpan

Setiap pegawai dapat memiliki data berikut:

• Identitas: nama, NIK, NPWP, foto, serta tempat dan tanggal lahir.
• Kontak: alamat, nomor telepon, surel, dan kontak darurat.
• Status pekerjaan: aktif, cuti, atau berhenti.
• Jenis kontrak: tetap, kontrak, atau honorer.
• Tanggal masuk dan tanggal berakhir kontrak.
• Rekening bank untuk keperluan transfer gaji.
• BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan sebagai catatan kepesertaan.

Menambah Pegawai Baru

1. Buka Kepegawaian, lalu pilih Tambah Pegawai.
2. Isi data wajib: nama, peran, tanggal masuk, dan status aktif.
3. Lengkapi data lain secara bertahap pada tab yang tersedia.
4. Unggah foto pegawai untuk keperluan kartu pegawai.
5. Simpan. Sistem menyiapkan akun masuk bagi pegawai tersebut.

Komponen Gaji

Gaji pegawai umumnya merupakan gabungan beberapa komponen, bukan satu angka tunggal. Modul ini memisahkannya menjadi dua kelompok:

Komponen pendapatan, misalnya:

• Gaji pokok.
• Tunjangan jabatan, transport, atau makan.
• Honor dan bonus.

Komponen potongan, misalnya:

• Iuran BPJS Kesehatan atau Ketenagakerjaan.
• PPh 21.
• Iuran yayasan atau angsuran pinjaman.

Komponen diatur per pegawai sehingga nominalnya dapat berbeda antar-pegawai meskipun jenis komponennya sama. Setiap komponen dapat ditandai berfrekuensi bulanan (masuk slip rutin) atau sekali (di luar slip rutin).

Catatan mengenai BPJS dan pajak: nomor BPJS pada profil pegawai berfungsi sebagai catatan kepesertaan. Sistem tidak melakukan pemotongan secara otomatis. Bila pegawai dikenakan iuran, tambahkan komponen potongan secara manual dengan nominal sesuai ketentuan lembaga.

Slip Gaji Bulanan

Pada setiap akhir bulan:

1. Buka tab Slip Bulanan pada pengelolaan gaji pegawai.
2. Pilih periode (bulan dan tahun), lalu buat slip.
3. Sistem menghitung otomatis dari komponen aktif berfrekuensi bulanan dan menyimpannya sebagai cuplikan pada slip tersebut.
4. Slip baru berstatus Draf.
5. Setelah gaji dibayarkan, tandai slip sebagai Terbayar.

Setelah slip berstatus Terbayar:

• Slip dapat dicetak sebagai bukti pembayaran.
• Nilai gaji otomatis tercatat sebagai pengeluaran kategori Gaji pada modul Keuangan, sehingga tidak perlu dicatat ulang secara manual.

Slip yang masih Draf dapat dihapus, sedangkan slip yang sudah Terbayar dipertahankan demi jejak audit dan hanya dapat dikembalikan ke status Draf. Lihat Slip Gaji untuk panduan lengkapnya.

Kartu Pegawai

Kartu pegawai dapat dicetak dalam ukuran CR80 (53,98 × 85,6 mm) dan memuat foto, nama, jabatan, serta data pendukung lainnya. Kartu dapat dicetak menggunakan pencetak kartu khusus maupun pada kertas A4.

Integrasi dengan Modul Lain

• Akademik: pegawai yang mengajar dapat dipilih langsung sebagai guru kelas.
• Tahfidz: pembimbing tahfidz dipilih dari daftar pegawai.
• Asrama: pengasuh asrama dipilih dari daftar pegawai.
• Keuangan: slip gaji berstatus Terbayar otomatis menjadi pengeluaran kategori Gaji.