Transaksi Kasir Koperasi

Kasir koperasi di Pesantren OS dirancang untuk satu hal: melayani pembelian secepat dan setepat mungkin. Kasir memilih produk, menentukan metode bayar, lalu menyelesaikan transaksi — semuanya dalam satu layar. Panduan ini menjelaskan alur lengkapnya, termasuk apa yang harus dilakukan ketika saldo santri tidak mencukupi.

Sebelum Mulai

• Pastikan akun Anda memiliki akses Kasir pada modul Koperasi. Apabila tab Kasir tidak muncul, hubungi admin instansi untuk menyesuaikan peran.
• Produk yang dijual harus sudah ditambahkan dan berstatus Aktif. Lihat panduan pengelolaan produk untuk detailnya.
• Untuk pembayaran melalui saldo, santri perlu memiliki saldo yang mencukupi. Pengisian saldo dapat dilakukan kapan saja melalui modul Keuangan — tidak terbatas sekali dalam sebulan.

Membuka Kasir

1. Masuk menu Koperasi.
2. Pilih tab Kasir.
3. Daftar produk aktif muncul di sisi kiri, dan Keranjang ada di sisi kanan.

Langkah 1 — Memasukkan Produk ke Keranjang

1. Cari produk melalui kolom Cari produk di atas daftar, atau langsung klik kartu produk yang diinginkan.
2. Setiap klik menambahkan satu unit ke keranjang. Klik berulang untuk menambah jumlah.
3. Di panel Keranjang, atur jumlah setiap item melalui kolom angka, atau tekan tanda ✕ untuk menghapus item.
4. Total belanja terhitung otomatis di bawah daftar keranjang.

Catatan stok: produk yang stoknya habis tampil meredup dan tidak dapat diklik. Apabila jumlah yang diminta melebihi stok, sistem menahan penambahan dan memberi peringatan, sehingga kasir tidak dapat menjual melebihi stok yang tercatat.

Langkah 2 — Memilih Metode Pembayaran

Setelah keranjang terisi, pilih Metode Bayar:

• Tunai — pembeli membayar dengan uang tunai. Mengaitkan santri bersifat opsional (berguna untuk catatan), tetapi tidak wajib.
• Potong Saldo Santri — total belanja dipotong langsung dari saldo santri. Memilih santri di sini wajib.
• Lainnya — untuk metode di luar dua opsi di atas (misalnya pembayaran khusus yang dicatat manual).

Langkah 3 — Mengaitkan Santri (untuk Saldo / opsional Tunai)

Saat metode Potong Saldo Santri atau Tunai dipilih, muncul pencarian santri:

1. Ketik nama atau NIS santri di kolom pencarian, lalu pilih dari hasil yang muncul.
2. Atau tekan tombol Scan (📷) untuk memindai QR/barcode pada kartu santri melalui kamera. Sistem otomatis mencocokkan NIS dan memilih santri yang sesuai.
3. Setelah terpilih, nama santri, NIS, dan saldo terkini ditampilkan. Tekan ✕ pada kartu santri apabila ingin mengganti.

Bila pemindaian tidak menemukan kecocokan unik, sistem menampilkan hasil pencarian agar kasir memilih manual, atau memberi tahu bahwa NIS tidak ditemukan. Pemindaian tidak pernah memilih santri yang salah secara diam-diam.

Langkah 4 — Menyelesaikan Transaksi

1. (Opsional) Isi kolom Catatan, misalnya nama pembeli bila bukan santri, atau keterangan titipan/hadiah.
2. Tekan tombol Bayar yang menampilkan nilai total.
3. Setelah berhasil, muncul konfirmasi transaksi, keranjang dikosongkan, dan stok produk diperbarui otomatis.
4. Untuk mencetak bukti, buka tab Riwayat lalu pilih Nota A6 atau Struk 80mm pada transaksi terkait.

Saat Saldo Santri Tidak Mencukupi

Bagian ini paling sering disalahpahami, sehingga perlu diperhatikan dengan saksama.

Ketika metode Potong Saldo Santri dipilih dan saldo santri lebih kecil dari total belanja:

• Sistem menampilkan peringatan kekurangan saldo, misalnya “Saldo kurang Rp 10.000”.
• Tombol Bayar tidak aktif selama metode masih Potong Saldo. Ini mencegah saldo terpotong ke nilai negatif.

Yang perlu dipahami: ini bukan penolakan total, dan tidak ada fitur utang, kredit, atau override untuk memaksa saldo minus. Cara menyelesaikannya:

1. Ganti Metode Bayar menjadi Tunai.
2. Pembeli melunasi kekurangan (atau seluruh transaksi) dengan uang tunai.
3. Tekan Bayar untuk menyelesaikan transaksi.

Alternatif lain apabila wali ingin tetap menggunakan saldo:

• Minta wali melakukan pengisian saldo terlebih dahulu (dapat dilakukan kapan saja melalui modul Keuangan), lalu ulangi transaksi dengan metode Potong Saldo.

Dengan demikian, transaksi selalu dapat diselesaikan secara tertib — baik melalui tunai maupun setelah saldo ditambah — tanpa pernah membuat saldo santri menjadi negatif.

Tips Operasional

• Gunakan pemindaian kartu untuk antrean ramai. Memindai QR kartu santri jauh lebih cepat dan minim salah ketik dibanding mencari secara manual.
• Isi catatan untuk pembeli non-santri. Saat melayani tamu atau guru dengan metode Tunai, tulis nama pembeli di kolom Catatan agar rekap dan nota tetap jelas.
• Periksa saldo sebelum menekan Bayar. Saldo santri tampil pada kartu yang terpilih, sehingga kasir dapat langsung mengarahkan ke tunai bila kurang.
• Manfaatkan tab Riwayat untuk mencetak ulang nota, menyaring transaksi per tanggal, dan melihat rincian tunai vs potong saldo.

Catatan Penting

• Transaksi yang sudah tersimpan mencatat metode bayar (Tunai / Saldo / Lainnya), kasir pelaksana, dan rincian item — semuanya terekam untuk audit.
• Penghapusan transaksi bersifat sensitif (mengembalikan saldo dan memulihkan stok), sehingga hanya dapat dilakukan oleh peran supervisor, bukan kasir biasa. Tujuannya menjaga agar transaksi tidak dapat “dihilangkan” untuk menutupi kesalahan input.
• Pemotongan saldo hanya terjadi pada metode Potong Saldo Santri. Metode Tunai mencatat penjualan sebagai kas masuk tanpa menyentuh saldo santri.