Penomoran Invoice & Surat
Cara mengatur format nomor invoice dan surat di Pesantren OS menggunakan token tahun, bulan, dan nomor urut.
Setiap dokumen resmi seperti invoice dan surat memiliki nomor unik. Format default sudah tertata rapi, namun Anda dapat menyesuaikannya dengan konvensi penomoran lembaga.
Format Default
| Dokumen | Format | Contoh |
|---|---|---|
| Invoice | INV-YYYY-#### | INV-2026-0001 |
| Surat Keterangan Aktif | SK/YYYY/MM/#### | SK/2026/06/0001 |
| Surat Mutasi Keluar | MK/YYYY/MM/#### | MK/2026/06/0001 |
| Surat Izin Keluar | IK/YYYY/MM/#### | IK/2026/06/0001 |
Setiap jenis surat memiliki format dan penghitung nomor tersendiri, sehingga nomor antar-jenis tidak saling bercampur.
Komponen Format
Pola penomoran disusun dari token berikut. Karakter lain di luar token akan ditampilkan apa adanya sebagai pemisah atau kode.
| Token | Arti | Contoh |
|---|---|---|
YYYY | Tahun empat digit | 2026 |
YY | Tahun dua digit | 26 |
MM | Bulan dua digit | 06 |
M | Bulan tanpa nol di depan | 6 |
### | Nomor urut tiga digit | 001, 002, … |
#### | Nomor urut empat digit | 0001, 0002, … |
Anda bebas menyusun urutan token dan memilih pemisah seperti /, -, atau .. Kode jenis dokumen (misalnya SK, INV) cukup dituliskan sebagai teks biasa di dalam pola.
Catatan: Bulan (
M/MM) berlaku pada penomoran surat. Untuk invoice, gunakan token tahun dan nomor urut.
Contoh Pola
Beberapa contoh penyusunan pola dan hasilnya:
| Pola | Hasil |
|---|---|
INV-YYYY-#### | INV-2026-0007 |
SK/YYYY/MM/### | SK/2026/06/012 |
YYYY.MM.### | 2026.06.003 |
SR-YY-#### | SR-26-0021 |
Cara Mengubah Format
- Buka menu pengaturan penomoran.
- Pilih dokumen yang ingin diubah, misalnya Invoice atau jenis surat tertentu.
- Tuliskan pola sesuai token di atas. Pratinjau hasil akan membantu memastikan format sudah sesuai.
- Simpan.
Penghitung Nomor
- Invoice menggunakan satu penghitung berurutan per lembaga per tahun.
- Surat menggunakan penghitung terpisah untuk setiap jenis. Bila pola surat memuat token bulan, penghitungnya berjalan per bulan; bila hanya memuat tahun, penghitungnya berjalan per tahun.
- Nomor surat diberikan saat surat diterbitkan, bukan saat draf dibuat.
Saran Saat Mengubah Format
Bila format diubah di tengah periode, dokumen lama tetap memakai format lama dan dokumen baru memakai format baru, sehingga arsip menjadi bercampur. Untuk menjaga konsistensi:
- Lakukan perubahan pada awal tahun ajaran atau awal tahun kalender.
- Sampaikan perubahan kepada staf terlebih dahulu.
- Hindari pola yang terlalu panjang agar nomor tetap mudah dibaca dan ditelusuri.