Modul Asrama — Gambaran Umum

Modul Asrama pada Pesantren OS menata pengelolaan hunian santri secara rapi, mulai dari pendataan kamar hingga perizinan keluar. Dengan pencatatan yang terpusat, pengasuh dapat lebih fokus mendampingi santri tanpa terbebani administrasi manual.

Yang Dapat Anda Lakukan

• Mendata asrama dan kamar beserta kapasitas, lantai, dan keterangannya.
• Menempatkan santri ke kamar dan memantau okupansi setiap asrama.
• Menyusun jadwal piket rotasi untuk penghuni kamar pada rentang tanggal tertentu.
• Mengelola perizinan keluar santri: mencatat, menyetujui, atau menolak permohonan.
• Mencetak surat izin resmi berkop instansi untuk keperluan administrasi.

Konsep Penting

Hierarki tempat:

Setiap asrama (gedung) terdiri atas sejumlah kamar, dan setiap kamar menampung santri sesuai kapasitasnya. Penempatan santri dicatat per tahun ajaran sehingga riwayat hunian tetap tertata.

Asrama (gedung)
   └── Kamar (kapasitas tertentu)
        └── Santri penghuni

Pendataan dan Penempatan

Anda dapat membuat asrama beserta kapasitas totalnya, lalu menambahkan kamar di dalamnya lengkap dengan kapasitas dan nomor lantai. Setelah kamar tersedia, santri ditempatkan melalui penugasan kamar — satu atau beberapa santri sekaligus — dengan pemilihan tahun ajaran. Sistem menampilkan tingkat keterisian setiap asrama sehingga distribusi penghuni mudah dipantau.

Jadwal Piket

Halaman Jadwal Piket memungkinkan Anda membuat rotasi tugas untuk penghuni sebuah kamar pada rentang tanggal yang ditentukan. Sistem akan membagikan giliran kepada santri yang dipilih secara berurutan. Status penyelesaian setiap tugas dapat ditandai langsung pada daftar.

Perizinan Keluar

Halaman Perizinan digunakan untuk mencatat izin pulang, berobat, kegiatan luar, dan keperluan lain. Setiap permohonan dicatat beserta keperluan, tanggal mulai, dan tanggal kembali. Pengasuh atau admin kemudian meninjau permohonan tersebut — menyetujui atau menolak, dengan alasan penolakan yang akan tercatat pada surat. Permohonan yang telah memperoleh keputusan dapat dicetak sebagai surat izin.

Untuk langkah lengkap, silakan rujuk panduan Mengelola Perizinan Keluar Santri.

Cetak Surat Izin

Surat izin yang telah disetujui atau ditolak dapat dicetak dalam ukuran A5 berkop instansi, lengkap dengan nomor surat dan ruang tanda tangan kepala. Surat ini menjadi dokumen resmi yang dapat diserahkan kepada santri atau wali sebagai bukti perizinan.

Untuk surat dengan penomoran dan format administrasi yang lebih lengkap, Anda juga dapat memanfaatkan Modul Surat.