Edit Template WhatsApp

Pesantren OS mengirim pesan WhatsApp otomatis kepada wali untuk berbagai keperluan, seperti pengingat tagihan dan konfirmasi pembayaran. Selain itu, tersedia pula bot balasan otomatis yang menjawab pesan masuk dari wali. Seluruh isi pesan dapat Anda sesuaikan dengan gaya bahasa instansi.

Panduan ini terbagi menjadi tiga bagian:

1. Template Pesan WhatsApp — pesan yang dikirim sistem kepada wali (tagihan, konfirmasi lunas, kredensial).
2. Pengingat Otomatis — pengingat terjadwal untuk tagihan yang akan atau telah jatuh tempo.
3. Bot WhatsApp (Balasan Otomatis) — balasan yang dikirim bot ketika wali mengirim pesan ke nomor instansi.

1. Template Pesan WhatsApp

Lokasi Pengaturan

Masuk ke menu Pengaturan, kemudian buka bagian Template WhatsApp.

Template yang Tersedia

Pada bagian ini terdapat empat template yang dapat Anda sesuaikan:

• Ingatkan Tagihan — pesan untuk mengingatkan wali atas tagihan yang belum dibayar.
• Konfirmasi Lunas — pesan ucapan terima kasih setelah tagihan dinyatakan lunas.
• Kirim Kredensial Wali — pesan berisi email dan kata sandi portal bagi wali yang baru didaftarkan.
• Footer / Tanda Tangan — bagian penutup yang otomatis disisipkan pada template lain melalui placeholder {footer}.

Format Placeholder

Setiap template menggunakan placeholder yang diganti otomatis dengan data sebenarnya saat pesan dikirim. Placeholder ditulis di antara tanda kurung kurawal tunggal.

Placeholder data aktual yang umum digunakan:

Placeholder	Diganti dengan
{parentName}	Nama wali
{studentName}	Nama santri
{studentNis}	NIS santri
{feeName}	Jenis tagihan (misalnya SPP)
{amount}	Nominal tagihan
{invoiceNumber}	Nomor invoice
{dueDate}	Tanggal jatuh tempo
{email}	Email login wali (untuk template kredensial)
{password}	Kata sandi login wali (untuk template kredensial)
{portalUrl}	Alamat portal wali
{institutionName}	Nama instansi
{footer}	Footer yang disisipkan dari template Footer

Tersedia pula placeholder istilah dinamis yang mengikuti pengaturan Istilah dan Penyebutan pada instansi Anda, misalnya {studentLabel} (sebutan santri/siswa), {parentLabel} (sebutan wali), dan {institutionLabel} (jenis instansi). Apabila Anda mengubah istilah pada pengaturan, seluruh template akan menyesuaikan secara otomatis.

Daftar placeholder lengkap dapat dilihat langsung pada editor template.

Contoh — Ingatkan Tagihan

Assalamu'alaikum {parentName},

Kami informasikan bahwa tagihan {feeName} ananda {studentName} sebesar {amount} akan jatuh tempo pada {dueDate}.

Mohon untuk segera melakukan pembayaran. Rincian dapat dilihat melalui portal wali.

{footer}

Menguji Hasil Sebelum Menyimpan

Editor template menampilkan pratinjau dengan data contoh di sebelah kolom penyuntingan. Pratinjau ini membantu Anda memastikan susunan kalimat dan posisi placeholder sudah tepat sebelum disimpan.

Langkah penyuntingan:

1. Pilih template yang ingin diubah melalui tab di bagian atas.
2. Sunting isi pesan pada kolom Template. Anda dapat menyisipkan placeholder dengan menekan tombol placeholder yang tersedia.
3. Periksa hasil pada kolom Pratinjau.
4. Pilih Simpan Semua Template untuk menyimpan perubahan.

Apabila Anda ingin mengembalikan sebuah template ke bentuk bawaan, gunakan tombol Kembalikan Template Ini ke Bawaan.

2. Pengingat Otomatis

Masuk ke menu Pengaturan, kemudian buka bagian Pengingat Otomatis.

Pada bagian ini Anda dapat mengatur pengingat WhatsApp untuk tagihan yang akan maupun telah jatuh tempo, termasuk menyesuaikan isi pesannya. Aktifkan hanya pengingat yang diperlukan agar komunikasi tetap terarah dan tidak berlebihan.

3. Bot WhatsApp (Balasan Otomatis)

Bot WhatsApp menjawab pesan yang dikirim wali ke nomor instansi berdasarkan kata kunci tertentu. Pengaturannya berada pada menu Komunikasi, bagian Bot WhatsApp.

Mengaktifkan dan Menyesuaikan Keyword Bawaan

Bot menyediakan sejumlah kata kunci bawaan yang membalas dengan data terkini, antara lain daftar NIS anak, saldo tabungan, tagihan, rekap kehadiran, nilai, dan jadwal pelajaran. Untuk setiap kata kunci, Anda dapat:

• Mengaktifkan atau menonaktifkannya sesuai kebutuhan instansi. Sebagai contoh, kata kunci saldo dapat dinonaktifkan apabila instansi tidak ingin menampilkan nominal saldo melalui WhatsApp.
• Menyesuaikan isi template balasannya, lengkap dengan tombol pratinjau menggunakan data contoh.

Tersedia pula master pengaturan untuk menonaktifkan bot secara menyeluruh, sehingga seluruh layanan ditangani secara manual.

Menu Kustom Berdasarkan Kata Kunci

Selain kata kunci bawaan, Anda dapat menambahkan menu kustom dengan kata kunci bebas. Fitur ini cocok untuk informasi statis, seperti alamat, jam layanan, kontak panitia, atau tautan grup. Cara kerjanya sederhana: wali mengetik kata kunci yang Anda tentukan, lalu bot membalas dengan teks yang telah Anda siapkan.

Cara menambahkan menu kustom:

1. Pada halaman Bot WhatsApp, pilih Tambah Menu Kustom.
2. Masukkan kata kunci (misalnya ALAMAT, KONTAK, atau INFO). Pencocokan kata kunci tidak membedakan huruf besar dan kecil.
3. Tuliskan balasan yang akan dikirim bot. Anda dapat menggunakan placeholder {parentName} untuk menyapa wali dengan namanya.
4. Pastikan menu dalam keadaan aktif.
5. Pilih Simpan Konfigurasi.

Perlu diperhatikan, beberapa kata kunci telah digunakan oleh perintah bawaan (misalnya MENU, SALDO, TAGIHAN, NILAI, RAPORT, dan JADWAL). Apabila Anda memakai kata kunci yang sama, sistem akan menampilkan peringatan dan menu kustom tersebut tidak akan berfungsi. Gunakan kata kunci lain agar menu berjalan sebagaimana mestinya.

Pesan Bawaan Lainnya

Anda juga dapat menyesuaikan dua jenis pesan bawaan:

• Pesan Tidak Terdeteksi — balasan ketika wali mengirim teks yang tidak cocok dengan kata kunci mana pun.
• Pesan Bantuan — balasan ketika wali mengetik MENU, HELP, atau BANTUAN. Placeholder {commandList} pada pesan ini otomatis diisi dengan daftar kata kunci yang sedang aktif.

Tips Penyusunan Pesan

• Awali pesan dengan salam dan tutup dengan kalimat yang santun, sesuai dengan kebiasaan instansi Anda.
• Gunakan kalimat yang ringkas dan jelas. Pesan yang terlalu panjang cenderung tidak terbaca tuntas.
• Hindari nada yang terkesan memerintah. Pilih kalimat yang sopan, misalnya “mohon untuk segera melakukan pembayaran”.
• Pastikan tidak ada placeholder yang keliru penulisannya, agar setiap data terisi dengan benar saat pesan dikirim.

Apabila Pesan Tidak Terkirim

Apabila pesan WhatsApp tidak sampai kepada wali, beberapa kemungkinan penyebabnya adalah:

• Nomor WhatsApp wali tidak terdaftar atau keliru.
• Nomor instansi diblokir oleh wali yang bersangkutan.
• Layanan penyedia WhatsApp sedang mengalami gangguan.

Apabila kendala berlanjut, silakan hubungi tim dukungan Pesantren OS melalui email admin@pesantrenos.com.