Modul Keuangan — Gambaran Umum

Modul Keuangan menangani arus dana di institusi Anda, baik penerimaan dari wali maupun pengeluaran untuk operasional. Antarmuka dirancang agar dapat digunakan dengan nyaman oleh bendahara, termasuk yang belum terbiasa dengan aplikasi digital.

Yang Dapat Anda Lakukan

• Membuat jenis tagihan (SPP, uang makan, infaq pembangunan, dan sebagainya).
• Membuat tagihan secara massal untuk satu kelas atau seluruh santri aktif sekaligus.
• Mencatat pembayaran melalui tunai, transfer bank, maupun QRIS, lengkap dengan opsi unggah bukti pembayaran.
• Mengelola saldo santri sebagai dompet digital yang dapat digunakan untuk membayar tagihan.
• Mencatat pengeluaran (listrik, gaji, belanja dapur, dan sebagainya).
• Menyusun dan mencetak laporan kas.
• Menelusuri jejak audit — setiap pencatatan terekam dan tidak dapat dihapus.

Konsep Penting

Tagihan dan Saldo

• Tagihan adalah tagihan resmi dengan nomor unik. Statusnya berkembang dari UNPAID (belum dibayar), PARTIAL (dibayar sebagian), PAID (lunas), hingga OVERDUE (melewati jatuh tempo). Tagihan yang keliru dapat ditandai CANCELLED disertai alasan.
• Saldo santri adalah dompet digital. Wali dapat mengisi saldo terlebih dahulu, kemudian saldo tersebut digunakan untuk membayar tagihan.

Pembayaran tagihan dari saldo dilakukan melalui tindakan tersendiri ketika saldo mencukupi, bukan terpotong otomatis saat tagihan terbit. Dengan demikian penggunaan saldo tetap berada dalam kendali bendahara.

Pengisian Saldo oleh Wali

Wali dapat mengajukan pengisian saldo melalui portal dengan menyertakan bukti transfer. Pengajuan ini berstatus tertunda dan saldo baru bertambah setelah diverifikasi oleh admin. Admin juga dapat mencatat penambahan saldo secara langsung apabila diperlukan.

Alur Bulanan yang Disarankan

Modul Keuangan tidak menjadwalkan tagihan secara otomatis. Berikut alur bulanan yang dapat Anda terapkan secara manual:

1. Awal bulan — buat tagihan SPP secara massal untuk seluruh santri aktif.
2. Sepanjang masa pembayaran — catat pembayaran yang masuk melalui tunai, transfer, maupun QRIS.
3. Menjelang jatuh tempo — kirim pengingat kepada wali yang belum membayar.
4. Pertengahan bulan — susun laporan untuk memantau tagihan yang telah lunas dan yang masih tertunggak.
5. Akhir bulan — cetak laporan kas untuk diarsipkan.

Selengkapnya pada Membuat Tagihan SPP Massal.

Membuat Jenis Tagihan

1. Masuk ke menu Keuangan, lalu buka pengaturan Jenis Tagihan dan tambahkan jenis baru.
2. Lengkapi data berikut:
   • Nama — misalnya “SPP Bulanan”, “Uang Makan”, atau “Infaq Pembangunan”.
   • Nominal default — masih dapat disesuaikan per santri di kemudian hari.
   • Periode — bulanan, sekali, atau per semester.
3. Simpan.

Kami menyarankan membuat jenis tagihan per kategori agar laporan kas tersusun rapi. Sebagai contoh, pisahkan SPP dari uang seragam alih-alih menggabungkannya, sehingga bendahara dapat melihat rincian setiap pos secara jelas.

Mencatat Pembayaran Manual

Ketika wali datang membayar secara langsung ke kantor:

1. Masuk ke menu Keuangan, buka daftar tagihan, lalu cari nama santri.
2. Pilih tagihan yang dibayar, kemudian catat pembayarannya.
3. Lengkapi data berikut:
   • Tanggal bayar — secara baku terisi tanggal hari ini.
   • Metode — tunai, transfer, atau QRIS, sesuai cara pembayaran.
   • Catatan — opsional.
4. Simpan, lalu cetak tanda terima sebagai bukti bagi wali dan arsip institusi.

Apabila terdapat kelebihan pembayaran, sistem dapat mencatatnya ke saldo santri.

Menyimpan Bukti Transfer

Apabila wali membayar melalui transfer dan mengirim bukti, simpan bukti tersebut ke dalam sistem:

1. Buka tagihan santri, lalu unggah bukti pembayaran dalam format JPG atau PNG.
2. Sistem menyimpan bukti tersebut di server sehingga tetap tersedia meskipun percakapan wali dihapus.
3. Bukti dapat ditinjau kembali sewaktu-waktu untuk keperluan audit.

Catatan Penting

• Jangan menghapus tagihan yang telah dibayar. Apabila keliru, tandai sebagai CANCELLED disertai alasan, bukan dihapus.
• Audit log bersifat permanen. Setiap penyuntingan tagihan tercatat lengkap: siapa, kapan, serta perubahan nilainya.
• Pisahkan akun bendahara dari akun admin. Bendahara sebaiknya menggunakan peran tersendiri yang dibatasi pada akses keuangan, tanpa akses ke data akademik.

Selanjutnya

• Membuat Tagihan SPP Massal — langkah membuat tagihan untuk banyak santri sekaligus.
• Penomoran Invoice — menyesuaikan format penomoran sesuai kebutuhan institusi Anda.