Membuat Tagihan SPP Massal

Membuat tagihan SPP satu per satu memang melelahkan apabila jumlah santri mencapai ratusan. Pesantren OS tidak menjadwalkan invoice otomatis setiap awal bulan, tetapi menyediakan generate tagihan massal: sekali klik, tagihan SPP terbentuk untuk satu kelas atau seluruh santri aktif. Bendahara tetap memegang kendali penuh atas kapan tagihan dibuat dan untuk siapa.

Mengapa Generate Massal Sudah Cukup Cepat

• Sekali klik untuk ratusan tagihan. Pilih target, jenis tagihan, bulan, dan nominal, lalu generate. Prosesnya selesai dalam hitungan detik untuk satu institusi.
• Tidak ada kejutan. Tagihan baru muncul ketika bendahara menekan tombol, bukan terpicu sendiri pada tanggal tertentu. Hal ini lebih aman untuk pengendalian anggaran dan menghindari tagihan ganda.
• Anti-duplikat otomatis. Apabila seorang santri sudah memiliki tagihan untuk jenis, bulan, dan tahun ajaran yang sama, sistem otomatis melewatinya. Aman meskipun Anda menjalankan generate dua kali.

Langkah Generate Tagihan

1. Pastikan Jenis Tagihan Sudah Ada

Sebelum generate, jenis tagihan (misalnya “SPP Bulanan”) harus sudah dibuat lengkap dengan nominal default-nya. Lihat Modul Keuangan untuk cara menambah jenis tagihan.

2. Buka Generator Tagihan

Masuk Keuangan, lalu klik Generate Tagihan. Sebuah jendela akan terbuka dengan tiga pilihan target.

3. Pilih Target

• Semua Santri Aktif — tagihan dibuat untuk seluruh santri berstatus aktif di institusi. Cocok untuk SPP bulanan yang berlaku menyeluruh.
• Per Kelas — hanya santri yang ter-enroll aktif di kelas terpilih. Cocok apabila nominal SPP berbeda antar jenjang.
• Per Santri — satu santri saja, untuk kasus khusus atau tagihan susulan.

4. Isi Detail Tagihan

• Jenis Tagihan — pilih dari daftar jenis yang sudah dibuat.
• Bulan (1–12) — isi bulan untuk SPP bulanan. Field ini yang membedakan tagihan SPP Mei dari SPP Juni, sekaligus digunakan untuk pemeriksaan anti-duplikat.
• Nominal (override) — kosongkan untuk menggunakan nominal default jenis tagihan, atau isi angka berbeda apabila ada penyesuaian massal.
• Tanggal Jatuh Tempo — tenggat pembayaran yang tampil di tagihan.

5. Cek Preview, lalu Generate

Sebelum menekan tombol, panel pratinjau menampilkan target (misalnya “Semua santri aktif”) dan nominal per santri. Klik Generate. Setelah selesai, sistem melaporkan berapa tagihan dibuat, berapa dilewati (karena sudah ada), dan total santri yang diproses.

Penomoran Tagihan

Setiap tagihan otomatis mendapat nomor urut sesuai format penomoran institusi Anda. Atur pola dan reset nomor di Penomoran Invoice & Surat.

Mencatat Pembayaran

Tagihan yang baru dibuat berstatus UNPAID. Pembayaran dicatat secara manual, dengan dua jalur:

• Tunai — saat wali atau santri membayar langsung ke kantor, petugas mencatat pembayaran pada tagihan terkait. Status berubah menjadi lunas dan tercatat di laporan kas.
• Transfer — wali transfer lalu mengunggah bukti, atau petugas mengonfirmasi mutasi rekening, kemudian menandai tagihan sebagai dibayar.

Tidak ada pemotongan saldo otomatis maupun denda yang ditambahkan sendiri oleh sistem — semua pembayaran dikonfirmasi oleh petugas, sehingga catatan kas selalu sesuai kenyataan.

Pengingat melalui WhatsApp

Pesantren OS dapat mengirim pengingat tagihan kepada wali melalui WhatsApp. Pengingat ini berjalan terjadwal melalui proses harian dan dikirim sesuai konfigurasi yang Anda tetapkan — bukan otomatis menempelkan denda atau mengubah status tagihan. Isi dan pengaturan pesan diatur melalui Template WhatsApp.

Hindari Kesalahan Umum

• Periksa hasil generate. Bandingkan jumlah tagihan yang dibuat dengan jumlah santri yang seharusnya. Selisih biasanya berarti ada santri yang belum aktif atau belum ter-enroll di kelas.
• Isi bulan dengan benar. Bulan yang salah membuat anti-duplikat tidak mengenali tagihan, sehingga dapat terbentuk tagihan ganda untuk periode yang sama.
• Generate per kelas apabila nominal berbeda. Jangan menggunakan mode “semua santri aktif” dengan satu nominal apabila setiap jenjang memiliki SPP berbeda — gunakan mode per kelas dengan nominal masing-masing.

Apa Selanjutnya?

• Penomoran Invoice & Surat — sesuaikan format nomor tagihan dengan gaya institusi Anda.
• Template WhatsApp — atur isi pesan pengingat tagihan.
• Modul Keuangan — gambaran umum jenis tagihan, saldo, dan laporan kas.